18 februari 2015 interview Controllers Netwerk
Patrick Nijhoff is als Finance Manager werkzaam bij een middelgrote internationale logistieke dienstverlener. Finance neemt de business steeds meer werk uit handen en beschikt over een schatkist aan informatie, stelt Nijhoff. Door dezelfde taal te spreken kan proactief worden gewezen op cross selling tussen verschillende divisies.
De onderneming biedt klanten een breed scala aan gespecialiseerde logistieke oplossingen, inspecties, laboratorium analyses en certificeringsservices, die zijn onderverdeeld in drie divisies. Het bedrijf is groot geworden door decentraal ondernemerschap te stimuleren. Hierdoor heeft op organische wijze een goede diversificatie kunnen ontstaan, waardoor volatiele uitschieters uiteindelijk worden geneutraliseerd. “Dit heeft niet alleen gezorgd voor een gezonde financiële basis, maar ook voor rust in de tent. Dat wil zeggen, eerst denken en dan pas doen en niet achter elke hype aanlopen of paniekvoetbal gaan spelen”, aldus Nijhoff.
Kruisbestuiving binnen de groep
De kracht van de onderneming ligt volgens Nijhoff in ontzorging door ketenregisseur te zijn. Goede klantenbinding en excellente dienstverlening zijn daarbij van groot belang. “In consoliderende markten betekent dat continue zoeken naar innovatieve oplossingen voor de klant, zowel bestaande als nieuwe, waarbij vooral aandacht is voor verbreding in de logistieke keten en kruisbestuiving binnen de groep.” Met dat laatste doelt hij op cross selling. Door centrale financiële regie ontstaat er inzicht in welke (bestaande) klanten interessant kunnen zijn voor andere divisies. “We zien steeds meer voorspellende waarden die houvast geven bij cross selling.”
De uitdagingen voor Finance liggen vooral in het decentrale en diverse karakter van de bedrijven. Operations en Sales moeten zich bovenal met de klant bezig kunnen houden. Vandaar dat Finance ze ondersteunt qua financiële huishouding, zodat zij zich geen zorgen hoeven te maken over basale zaken als de boekhouding, compliance en cashmanagement. “Maar ook niet over financiering van nieuwe plannen of ‘avonturen’ – uiteraard binnen grenzen en na toetsing ervan”, vult Nijhoff aan. Hij ziet dat Finance langzaam maar zeker haar traditionele jas uittrekt in het streven om te helpen besturen en beslissen, en om business- en sparringpartner te zijn.
Plan 2.0
Voor de Nederlandse logistieke divisie is een plan uitgewerkt (Plan 2.0), waarvan de eerste fase reeds is voltooid: de backoffice (het SSC) is toegevoegd aan het Finance Team. Hiermee is een nieuwe afdeling ontstaan (FSSC), die ervoor zorgt dat finance en de business dezelfde taal spreken. Nijhoff: “Financials spreken doorgaans in euro’s en dollars, terwijl de business het onder andere heeft over klanten, tonnen, verschepingen of uren. De backoffice kan de benodigde vertaalslag maken.” In de huidige fase staat de ontzorgingsvraag centraal. Hoe typisch het volgens Nijhoff voor deze tijd ook mag klinken, is het antwoord hierop door in lean termen te blijven denken. In de praktijk vertaalt zich dat onder andere in relevante rapportages en alerts voor de business en vooral ook door de vinger te leggen op de interdivisionele mogelijkheden.
Dat de business ook een klant is, is even wennen voor het control team, maar geeft ook energie, merkt Nijhoff. Data en informatie worden sneller verzameld, waardoor meer tijd ontstaat om ze te kunnen analyseren en hierover met de business van gedachte te wisselen. Nijhoff: “Het mooie daarvan is dat de business ook gaat begrijpen wat voor schat aan informatie er binnen Finance aanwezig is en dat de mogelijkheden vrijwel eindeloos zijn.” De grenzen die er zijn, nuanceert hij, hebben vooral te maken met het retrospectieve karakter van de informatiesystemen. “Je wilt vooral met z’n allen vooruit kijken, maar tegelijkertijd weet je dat Aken en Keulen ook niet op één dag gebouwd zijn.”
Complexiteit systemen verminderen
De vernieuwing gaat gepaard met de aanpak van processen en systemen, die Nijhoff een grote uitdaging noemt. Het decentrale, diverse en specialistische karakter van de ondernemingen heeft namelijk geleid tot een complex geheel van processen en systemen. Een beeld waarvan menig financial wellicht nachtmerries zou krijgen, meent de Finance Manager. “Daarom zijn we van start gegaan met de uitrol van Microsoft Dynamics AX. Omdat dat wereldwijd een grote operatie is, doen we dit gefaseerd per divisie. Voor 2015 staat een groot deel van onze Nederlandse ondernemingen op de rol.”
Gevraagd naar de impact van Finance op de business, stelt Nijhoff dat het mooi is om te zien hoe deze verder begint uit te waaieren. Dat er samen met de business gekeken wordt naar wat er dan allemaal in de schatkist zit. En dat daarin ook waardevolle informatie zit van andere ondernemingen binnen de groep, wat voor Finance vanzelfsprekend is maar voor de business zeker niet altijd. “’Als een klant bijvoorbeeld al bij twee ondernemingen diensten afneemt, is deze dan ook niet rijp voor mijn business’, denkt een manager dan. Het is de taak van Finance om hierin proactief te zijn.”
Business control
Waar er voorheen veel meer overall financiële afdelingen waren, ziet Nijhoff nu een duidelijkere scheiding ontstaan tussen financiële administratie (vastlegging) en controlling en ook tussen financial control en business control. Waarbij met name de business control-tak verder zal moeten groeien. Toch gelooft hij niet in de strikte scheiding tussen deze gebieden, die er bij veel andere bedrijven wel is. “Natuurlijk heeft het met afbakening van taken en verantwoordelijkheden te maken, maar wij geloven in het credo dat we met z’n allen klaar moeten staan om de klant te dienen. Of dat nu om een interne of externe klant gaat. ‘Ja, maar, dat staat niet in mijn taakomschrijving’, daar kom je in ons bedrijf niet ver mee.”
Nijhoff benadrukt het belang dat het Finance team een road map voor zich ziet, waarin duidelijk de visies en aspiratie van Finance worden weergegeven. Tussen- en eindbestemmingen zijn daarbij zeker belangrijk, maar belangrijker is om samen die weg te bewandelen. Vandaar ook de betrokkenheid bij het Controllers Netwerk. “Door de focus op alle zaken die binnen je eigen organisatie spelen, kan er een blinde vlek ontstaan. Het is goed om je verhaal te delen met anderen. Buitenstaanders zien vaak gauw nieuwe mogelijkheden. Die wisselwerking is erg prettig.”